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Certificación de correos electrónicos

Certificar que los correos electrónicos son originales y no han sido manipulados es una necesidad en aquellos casos en los que se intenta demostrar un hecho que se basa en un correo electrónico.

Situaciones típicas en la certificación de correos electrónicos:

    • Impugnar un correo en papel: Se aporta un correo electrónico en formato papel. Un documento en papel es modificable y no debe ser aceptado como prueba. El  informe genera esta duda al respecto.

 

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    ¿Cómo aportar correos electrónicos en un procedimiento judicial?

    A raíz de los últimos asuntos mediáticos centrados en la existencia o no de correos electrónicos y su debida aportación en sede judicial, creo que es interesante contar la problemática de la aportación de esos documentos en procedimientos judiciales.
    Lo primero que hay que tener claro es, siempre, lo que no hay que hacer.

    • Aportar los emails impresos en papel exclusivamente.

      Un correo electrónico no está en formato papel en su medio original, por lo que no tiene sentido imprimirlo para aportarlo en el juzgado.

      Del archivo digital original al imprimirlo se pueden producir todo tipo de alteraciones y modificaciones, por lo que si a la parte contraria no le interesa que sea tenido en cuenta bastará que se oponga para que su valor probatorio sea prácticamente nulo.

    • Naturaleza jurídica

      Para poder saber como aportar los correos electrónicos, lo primero es determinar cual es su naturaleza jurídica a efectos probatorios.

      La Ley 59/2003 de Firma Electrónica (LFE), en su art. 3.5 establece que:

      «Se considera documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.»

      Los emails son documentos electrónicos y por lo tanto debemos conocer las reglas para su aportación al procedimiento judicial.

      De hecho la propia LFE establece que los documentos electrónicos serán considerados como documentos privados (art. 3.6.c) y que su valor será el que les corresponda por la legislación que les resulte aplicable (art. 3.7)

    • Momento de la aportación

      Al igual que el resto de documentos deben presentarse junto con la demanda o la contestación a la misma (art. 265 LEC), estando muy limitadas las posibilidades de aportación posterior a ese momento (artículos 269 y siguientes).

      Si no se aporta en ese momento es muy complicado aportarlo después. La aportación en papel puede ser contraria a lo que establece el artículo 267 LEC que obliga a que :

      «Los documentos privados que hayan de aportarse se presentarán en original o mediante copia autenticada por el fedatario público competente y se unirán a los autos o se dejará testimonio de ellos, con devolución de los originales o copias fehacientes presentadas, si así lo solicitan los interesados. Estos documentos podrán ser también presentados mediante imágenes digitalizadas, incorporadas a anexos firmados electrónicamente.»

      Aunque este requisito de que sean los originales está bastante relajado en la práctica, podemos sufrir una impugnación por la parte contraria que rechace los emails presentados en papel y luego no se nos permita aportar los documentos electrónicos, aun y cuando la parte contraria no los impugne en la Audiencia Previa.

    • Formato

      Uno de los aspectos esenciales es el formato en que deben presentarse. Como he comentado, y por razones evidentes no tiene sentido presentarlo impreso en papel únicamente.

      La LEC, art. 268, admite la presentación mediante imágenes digitalizadas firmadas electrónicamente, pero no tiene sentido imprimir un email para luego escanearlo y firmarlo digitalmente. Es una de las cosas «extrañas» de nuestra legislación sobre medios de prueba digitales (supongo que se liaron con la factura electrónica).

      Un correo electrónico lo normal es darlo en formato electrónico, para ello si usamos un gestor de correo como thuderbird es tan sencillo como ir a «archivo/guardar como/» y elegir el destino y el nombre del archivo.

      Por supuesto que esta copia digital también puede ser susceptible de manipulaciones y no puede entenderse como original en el literal del artículo 267 LEC, por ello además habrá que señalar el servidor o el equipo informático en el que se encuentre el correo y poniéndolo a disposición del juzgado para su análisis en caso de impugnación de la prueba.

      La mención a señalar el lugar donde se encuentra el archivo «original», con lo que esto tiene de extraño hablando de bits, sería coherente con lo dispuesto en el 265.2 LEC:

      «2. Sólo cuando las partes, al presentar su demanda o contestación, no puedan disponer de los documentos, medios e instrumentos a que se refieren los tres primeros números del apartado anterior, podrán designar el archivo, protocolo o lugar en que se encuentren, o el registro, libro registro, actuaciones o expediente del que se pretenda obtener una certificación.»

      Aunque es cierto que no se cumple el requisito de que no se disponga del documento, pero de alguna manera debemos integrar esta laguna jurídica respecto del original.

      Por lo tanto junto con la demanda deberá entregarse un soporte digital con los correos y nada impide que, además, se presente su transcripción en papel, pero como eso, no como el único medio de prueba, si no para facilitar al juez su lectura y valoración.

      De hecho la transcripción se admite para los medios de prueba de reproducción de la imagen y el sonido, artículo 382 LEC, por lo que analógicamente no debería haber problema.

    • Impugnación

      Todo lo comentado tiene su relevancia si la parte contraria impugna los emails y su contenido, es decir, no los reconoce.

      Si la parte contraria los admite, realmente da igual si se presentan en papel o no, el juez los valorará.

      El riesgo al presentar la demanda, o la contestación, sólo en papel lo debemos juzgar antes de hacerlo pero es muy importante saber que si hay impugnación podemos vernos sin nada.

      Si la parte impugna los correos aportados como documento electrónico, la LEC (art.326.3) remite a lo dispuesto en la LFE, pero esta última sólo contiene disposiciones sobre la impugnación de documentos firmados electrónicamente y en lo que respecta a la firma, por lo que sobre el contenido quedarán a las pruebas periciales que puedan efectuarse sobre su integridad, pero al menos podrá disponerse de un medio de refuerzo de la prueba.

      Al final la LEC, artículo 326.2, reserva al juez la potestad de valorar conforme a las reglas de la sana crítica, pero esta previsión parece hacerse al margen del documento electrónico pero no parece razonable quitar al juez esta posibilidad.

    • Aplicación a todos los procedimientos

      A falta de otra regulación la Ley de Enjuiciamiento Civil es la norma de derecho supletorio (artículo 4 LEC), por lo que en los procedimientos penales, administrativos y laborales las reglas para la consideración de los documentos electrónicos serán las mismas que para el proceso civil.

      Por lo tanto las reglas sobre aportación de los correos electrónicos serán las mismas ya estemos en la jurisdicción penal, contencioso administrativa o laboral.

      En conclusión, nunca aportarlos sólo en papel, utilizar en el envío firmado digitalmente,  indicar siempre el ordenador o servidor de correo donde se han recibido y  poner medios para evitar su destrucción por si hubieran de practicarse pruebas para demostrar su autenticidad.

    La certificación de los adjuntos en los correos electrónicos

    La certificación de los adjuntos de correos electrónicos implica saber si existe o han existido los adjuntos. Esto se hace porque se pueden borrar adjuntos manteniendo el contenido original. Pero este adjunto puede ser imprescindible para la causa. De ahí la importancia de saber que ha existido tal adjunto aunque no se pueda recuperar en algunos casos.

    Llámenos 954 309 240